Успешная компания с большим количеством клиентов и увеличивающимся оборотом средств в какой-то момент сталкивается с недостатком места для архивной документации. Прошлогодние контракты, договоренности и вложения могут занимать неприемлемое количество места на полках в бухгалтерии.
В статье рассмотрим преимущества и недостатки внеофисного хранения документов.
Как решить проблему с избытком архивной документации, которую нельзя выбросить?
Одним из способов решения остается найм архивариуса или целой команды специалистов и организация отдельного отдела с выделением места под архив. Таким образом компания:
- Всегда имеет место для документооборота;
- В случае надобности может достать нужные контракты в любое время;
- Обладает ответственными за архивные бумаги людей.
Вот только сопроводительные траты на создание такого отдела могут быть непосильной ношей для малого или среднего бизнеса. Ведь большое количество документов может возникнуть не только из-за высокого спроса на услуги компании, но и постоянных небольших заказов или специфики работы организации.
В таком случае логичнее будет воспользоваться специальными боксами для хранения, в которых можно безопасно разместить документацию. Немаловажным аргументом является и дешевизна подобного способа сбережения архива. Арендовать целый склад под документы чаще всего нерентабельно, а вот небольшой контейнер подойдет хорошо. Платить нужно только за использованные ячейки для хранения, выбирая нужные контейнеры. Переплаты за неиспользованное пространство в таком случае не будет.
Все таки не у каждой компании есть полноценный офис с возможностью взять в аренду еще одно помещение. А иногда предприятие отталкивается от обратного: для расширения бизнеса необходимо создать дополнительные рабочие места, а помещение архива лучше всего для этого подойдет. Подобное делегирование обязанностей по хранению вещей успешно практикуется в Европе и Америке, где по оценкам аналитиков уже более 67% компаний не хранят документацию в личном офисе.
Недостатки внеофисного хранения документов
Рассмотрим сначала недостатки, которые у подобного сбережения архива есть. Получить доступ к нужным бумагам настолько быстро, как при отдельном помещении в офисе, не получится. В любом случае будут временные затраты на проезд к месторасположению склада.
При этом нужно внимательно выбирать специализированный сервис хранения вещей, так как он должен соответствовать определенным требованиям:
- На территории должна быть организована сеть видеокамер и охраны, чтобы складируемая документация была в полной безопасности;
- Не стоит доверять ненадежным компаниям, которые предлагают одиноко стоящий бокс, например, в гаражном кооперативе. Есть вероятность, что это единственное доступное помещение, созданное для обмана клиентов;
- Обязательно нужно обращать внимание на стоимость арендованного склада. Стоит искать компанию, где платить нужно только за использованное пространство, а размер контейнеров позволяет оптимально разместить все бумаги.
5 преимуществ хранения архивных документов на складе
Помимо финансовой выгоды и возможности освободить место в офисе, есть несколько основных преимуществ внеофисного хранения:
- Старые контракты и другие бумажные изделия требуют бережливого отношения, которое сложно поддерживать в условиях постоянной офисной работы;
- Скорее всего сотрудники, которым нужно попасть в помещение с документами, будут страдать от большого количества скопившейся пыли;
- Склад предоставляет 100% защиту персональных данных;
- Посещать арендованный бокс можно круглосуточно, в любой день недели;
- Можно оптимизировать пространство офиса, провести перестановки или создать опенспейс пространство.
Внеофисное сбережение бухгалтерских, кассовых и налоговых отчетов помогает бизнесу развиваться и правильно расходовать ресурсы.