Офисный переезд – популярное мероприятие, особенно для столичных организаций. Компании меняют место локации чуть ли не каждые полгода. Находятся более выгодные предложение по аренде, новые решения, возможности переехать ближе к центру, появляются финансы выкупить здание под офис или необходимость расширить организацию, а вместе с тем штаб сотрудников. Так или иначе, возникает потребность в переезде. Чтобы не потерять ценные бумаги, организовать переезд без спешки но, максимально оперативно, не срывая сроки аренды, важно спланировать каждый этап переезда.
С самого начала важно усвоить одно правило – лучше переоценить масштабы времени и сил. Ведь как показывает практика, всегда возникнут неучтённые обстоятельства и факторы, которые затянут процесс переезда. Основываясь на многолетнем опыте, компании, специализирующиеся на профессиональных переездах, дают советы по организации процесса.
Советы тем, кто планируете офисный переезд
Переезд офиса начинается с формирования штаба. Важно, чтобы каждый сотрудник знал свои задачи, к примеру, упаковка вещей своего рабочего места. За несколько дней до переезда обеспечьте работникам упаковочный материал. Проведите инвентаризацию оборудования, мебели и техники. Переберите и рассортируйте бумаги, пусть бухгалтеры и секретари убедятся в наличие всех отчетов и документации.
Далее, организуйте мероприятие переезда следующим образом:
- перед тем как перевезти вещи, нужно убедиться в чистоте нового помещения. В нем не должно быть мусора и лишних вещей. Можно организовать предварительную уборку всем коллективом. Если это сделать после перевозки вещей, риск потерь значительно увеличится;
- обозначьте временной план и озвучьте его штабу. Он должен включать время погрузки и разгрузки, время распаковки вещей и установки оборудования;
- важно составить план планировки нового офиса и выделить квадратные метры на рабочие места. Это поможет занести и расставить мебель и коробки без «толкотни» и сократить время на дальнейшую распаковку и раскладку вещей;
- в процессе упаковки офисного имущества нужно делать пометки на коробках. Пусть каждый сотрудник указывает не только содержимое, но свою фамилию и номер нового рабочего места. Так после переезда можно избежать путаницы и нагромождения коробок, каждый будет распаковывать вещи в своей зоне.
Помощь при переезде – нужна практически всегда. В первую очередь ее оказывают компании по грузоперевозкам. Найти такого исполнителя нужно заранее. Убедиться в его надежности, оговорить сроки, масштабы работы, условия и стоимость услуг. Если транспортировка производится своими силами, не нужно эксплуатировать сотрудников, возлагая на них погрузку. К тому же профессиональные грузчики справятся с этой задачей структурирование и быстрее, а также будут нести материальную ответственность за целостность груза.
Чтобы скоординировать работу, целесообразно выбрать как минимум двоих сотрудников, каждый из которых будет отвечать за работу на новом и старом помещении. Часто при переезде требуется место под хранение вещей. Чтобы устранить все риски потерь и получить гарантию безопасности, можно арендовать специальный бокс или ячейку. Такие складские услуги предполагают страховку и обеспечения условий для хранения конкретного типа вещей. Также очень удобно арендовать контейнер под склад, как наиболее бюджетный, но не менее надежный вариант хранения вещей.